Комплексное бизнес-сопровождение на территории всей России
Перевод сотрудников на удаленный режим работы требует соблюдения определенных норм трудового законодательства. Важно учитывать, что на удаленщиков распространяются те же нормы трудового права, что и на обычных штатных работников – им положены ежегодный оплачиваемый отпуск, выплаты по больничным листкам, установленные в компании премии и так далее. Однако существуют некоторые особенности, регулируемые главой 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Для перевода бухгалтерии и отдела кадров с обычного режима работы на удалённый необходимо следовать следующим шагам:
Получить письменное заявление: От каждого сотрудника потребуется письменное заявление с просьбой о переводе на дистанционный режим работы с определённой даты.
Заключение дополнительного соглашения: Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору, где будут прописаны все новые условия, касающиеся специфики удаленной работы. Это может включать порядок обмена электронными документами, сроки предоставления отчетности о выполненной работе, а также информацию о том, чье оборудование будет использоваться – сотрудника или работодателя.
Приказ об организации удалённого режима: Издайте приказ об организации удаленного режима работы и ознакомьте с ним всех сотрудников под подпись.
Записи в личных карточках: Внесите соответствующие записи о переводе на дистанционную работу в личные карточки сотрудников. При этом вносить данные изменения в трудовые книжки не требуется, если это предусмотрено условиями дополнительных соглашений.
Существует несколько вариантов организации удаленной работы бухгалтера. Рассмотрим наиболее популярные способы.
Для доставки оригиналов первичных документов на дом можно использовать следующие методы:
Отправление курьерской службой или Почтой России;
Периодические визиты бухгалтера в офис для получения необходимых бумаг.
Чтобы упростить процесс согласования и подписания документов, можно поручить офисному сотруднику (например, секретарю или офис-менеджеру) принимать оригиналы, подписывать их у руководителя, проставлять печать и отправлять скан-копии бухгалтеру.
Для того чтобы другой сотрудник мог подписывать счета-фактуры вместо главного бухгалтера, можно выдать ему соответствующую доверенность или издать внутренний приказ.
Для упрощения процессов рекомендуется перейти на электронный документооборот (ЭДО):
Получите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Заключите договор с оператором электронного документооборота.
Выберите подходящую бухгалтерскую программу или онлайн-сервис для ведения учета, передачи документов контрагентам и сдачи отчетности.
Добавьте в учетную политику информацию о переходе на ЭДО и внесите необходимые изменения в график документооборота.
Все счета-фактуры, приходные накладные, акты и другие документы будут поступать в вашу систему автоматически. Электронные документы, заверенные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, поэтому нет необходимости их распечатывать.
Однако стоит учесть, что обмениваться электронными документами возможно лишь с теми контрагентами, которые также используют системы ЭДО. Если ваш партнер еще не перешел на электронные документы, то сначала можно обменяться сканами, а потом отправить подписанные оригиналы по почте или с помощью курьера.
Для внутреннего обмена документами между сотрудниками можно использовать корпоративную электронную почту. Обычно для таких целей цифровые подписи не требуются.
Если ваша компания небольшая или вы являетесь индивидуальным предпринимателем, то стоит рассмотреть возможность использования онлайн-сервисов для ведения бухгалтерского учета. Они позволяют выполнять те же задачи, что и в офисе, но обладают большей защитой от вирусов и потерь данных по сравнению с домашними компьютерами сотрудников.
Использование интернет-бухгалтерии часто обходится дешевле, чем покупка и установка программного обеспечения, оплата услуг системного администратора, обновление ПО и организация резервного копирования.
Вместо перевода штатных сотрудников на удаленный режим работы можно воспользоваться услугами сторонних специалистов, передав им функции бухгалтерии и кадровиков. Договор на оказание соответствующих услуг можно заключить с индивидуальными предпринимателями (ИП), самозанятыми гражданами или специализированными аутсорсинговыми компаниями.
Такой подход позволяет существенно сократить расходы, поскольку вам не придется уплачивать страховые взносы, НДФЛ, оплачивать отпускные, премии, больничные листы и прочие обязательные платежи. Также отсутствует необходимость вкладываться в покупку оргтехники, установку и обслуживание специального ПО, организацию обучения сотрудников и многое другое. Аутсорсинг оказывается гораздо выгоднее содержания штатных специалистов.
Важно помнить, что увольнение сотрудников с целью заключения с ними гражданско-правовых договоров как с самозанятыми не является законной практикой. Самозанятый специалист может начать сотрудничество с бывшим работодателем только спустя два года после увольнения.
При заключении договора с аутсорсинговой компанией важно четко прописать ряд условий:
Перечень функций, которые передаются на исполнение;
Сроки и порядок передачи документов и информации, необходимой для ведения учета и кадрового делопроизводства;
Место хранения кадровой документации;
Условие о соблюдении исполнителями требований конфиденциальности.
Таким образом, использование аутсорсинга позволяет бизнесу снизить затраты и сосредоточиться на основных бизнес-процессах, передав часть задач профессионалам.
Читайте нашу новую статью: Современные подходы к проведению кадрового аудита в организации